Det lokalhistoriske arkivet til Yrjar heimbygdslag

Yrjar Heimbygdslag startet sin virksomhet med å bygge opp et lokalhistorisk arkiv. Det foregikk mye rydding omkring hos folk på slutten 1970-tallet, mange bursloft og uthus ble ryddet. Da kunne store historiske verdier gå tapt. Det kunne være møteprotokoller og andre opptegnelser som tidligere tillitsvalgte i foreninger, som hadde sluttet sin virksomhet, hadde liggende. Det kunne være private notater eller regnskaper. Fotoalbum kunne gå samme vei.

Yrjar Heimbygdslag ønsker å ta vare på dette viktige arkivmaterialet for fremtiden. Materialet er utvidet med lydbandintervju og noen fotografier og arkivet har nå fått en brannsikker oppbevaring. Temperaturen i arkivet er 12 grader og en avfukter gir en relativ fuktighet på mellom 40 og 50%.

Plasseringen av arkivet og uregelmessig betjening, gjør at det ikke er mulig med regulær åpningstid for publikum. Det er en liten leseplass i et tilstøtende rom og hjemmelån kan ikke tillates.

Yrjar Heimbygdslag benytter registreringskortene til NKKM i registreringen av gjenstander og av bøker som betraktes som gjenstander. Oversikten over arkiv blir skrevet som rene lister. Foto: Ivar Hopen – 1999

Dette private arkivet kom i to trekasser. Det inneholder mest bibliotek, blant annet lærebøker fra folkeskole til gymnastrinnet. Foto: Ivar Hopen – 2005

Tilfanget kan noen ganger komme i trekasse, slik som dette forretningsarkivet som spenner over tiden mellom 1927 og 1944. Det ble levert til oss i 2001. Foto: Ivar Hopen – 2005

Nytt tilfang ankommer i bil,

Tilfanget registreres og emballeres i bokser og pakker. Foto: Ivar Hopen – 1999

Tilfanget registreres og emballeres i bokser og pakker. Foto: Ivar Hopen – 1999

1/1

I arkivet er materiale som må defineres som åndsverk og dermed kommer inn under lov om opphavsrett når åndsverket skal gjøres tilgjengelig for allmennheten. Vi kan også komme i konflikt med retten til eksemplarframstilling i et ønske om kopiering av innleverte slektslister og lignende. Tillatelse fra opphavsmannen vil være et krav som arkivet må stille, dertil kommer personvernet for nålevende personer som er omtalt i listene.

Tilgjengeligheten til arkivet blir dessuten regulert gjennom en klassifisering av materialet, i tre grupper:

Tilfang i gruppe A gir tilgang for alle som har en plan for bruken av tilfanget, se nedenfor de reglene som gjelder.

Tilfang i gruppe B er materiale som i samfunnet ellers normalt vil bli unntatt fra offentlighet. Det medfører en mer skjønnsmessig begrenset tilgang.

Tilfang i gruppe C er materiale som ikke er Yrjar heimbygdslags eiendom, eller hvor giver har tatt forbehold om innsyn i form av klausuler. Dette medfører at lånetaker må innhente skriftlig samtykke fra arkivskaper.

Inntil forholdene kan legges til rette for bedre bruk av arkivet må interesserte forholde seg til styret for laget og etter de reglene som gjelder. Uansett må arkivskaperne være sikre på at det som er plassert i arkivet ikke lånes ut og slik kan stykkes ut og forsvinne.

Skanning av møteprotokoller er påbegynt. Protokoller yngre enn 60 år blir ikke publisert hvis de inneholder taushetsbelagt materiale.